Chuyện thường gặp
Cả năm mở cửa từ sáng sớm. Đóng cửa khi hàng xóm đã ngủ. Không nghỉ lễ, không nghỉ Chủ nhật.
Cuối năm ngồi lại. Trong két còn mấy triệu. Trong tài khoản còn mấy chục triệu. Nhìn quanh nhà cũng chẳng thấy sắm được gì.
Rồi câu hỏi đó lại quay về: tiền đi đâu hết rồi?
Không ai trả lời được. Vì cả năm chỉ có một cảm giác chung chung là "bán cũng được đấy", chứ không có một tờ giấy nào ghi lại.
Không phải anh chị tiêu hoang. Là tiền chảy ra ở chỗ không ai nhìn
Tôi gặp nhiều anh chị làm nghề nhỏ. Gần như không ai tiêu hoang cả. Không ai mua sắm gì to.
Tiền không mất vì một cú lớn. Tiền mất vì hai trăm cú nhỏ mà không ai ghi.
Ba trăm nghìn tiền ship. Hai trăm nghìn tiền sửa cái tủ lạnh. Năm trăm nghìn trả tiền ứng cho thợ. Một triệu tiền hàng nhập thêm cho khách quen. Mỗi khoản đều hợp lý, đều đúng. Cộng lại một năm là mấy chục triệu.
Và có một cú nữa lớn hơn cả: tiền nhà. Tiền học của con, tiền chợ, tiền hiếu hỉ. Rút thẳng từ két bán hàng. Không ghi. Không tính. Nhưng nó là tiền thật.
Không ai dạy anh chị điều này vì nó không phải kiến thức khó. Nó là thói quen ghi chép, mà thói quen thì không dạy trong lớp học được.
Cách làm: chia tiền ra thành đúng bốn nhóm
Không cần phần mềm. Một quyển sổ, hoặc một file Excel bốn cột.
① Tiền vào — chỉ ghi tiền thật đã nhận
Khách nợ chưa trả thì chưa phải tiền vào. Ghi riêng.
② Tiền hàng — mất bao nhiêu để làm ra thứ đã bán
Tiệm ăn thì là thịt, rau, gạo, gas. Tiệm tóc thì là thuốc, dầu. Cửa hàng vật liệu thì là giá nhập.
③ Tiền giữ cửa — không bán được đồng nào vẫn phải trả
Mặt bằng, điện nước, lương cứng, internet, khấu hao máy.
④ Tiền nhà — tiền anh chị lấy ra tiêu cho gia đình
Chỗ này quan trọng nhất. Phải ghi ra bằng được.
Thử với một tiệm ăn nhỏ trong một tháng:
① Tiền vào: 180.000.000
② Tiền hàng: - 95.000.000
③ Tiền giữ cửa: - 42.000.000
---------------
Lãi của tiệm: 43.000.000
④ Tiền nhà rút ra: - 35.000.000
---------------
Còn lại trong tiệm: 8.000.000
Nhìn con số 180 triệu thì thấy làm ăn khá. Nhìn con số 8 triệu thì hiểu vì sao cuối năm không có gì.
Và giờ anh chị biết chính xác chỗ phải sửa: hoặc kéo tiền hàng xuống, hoặc kéo tiền giữ cửa xuống, hoặc đặt cho tiền nhà một mức cố định thay vì rút tuỳ hứng.
Ba chỗ hay làm sai
Ghi doanh thu, không ghi chi. Đây là cái sai phổ biến nhất. Sổ chỉ có cột tiền vào. Cột tiền ra để trong đầu. Mà trong đầu thì không cộng được.
Gộp tiền nhà vào tiền giữ cửa. Gộp vào là mất luôn khả năng nhìn. Tháng nào rút nhiều thì tưởng tiệm ế, tháng nào rút ít thì tưởng tiệm khá. Tách ra thì mới thấy tiệm thật sự làm ra bao nhiêu.
Ghi được ba ngày rồi bỏ. Vì lúc đầu ai cũng cố ghi cho đủ từng nghìn lẻ. Đừng làm thế. Tháng đầu chỉ cần ghi các khoản từ 100 nghìn trở lên. Ghi được cả tháng quan trọng hơn là ghi chính xác từng đồng trong ba ngày.
Giờ anh chị có gì trong tay
Một tờ giấy bốn nhóm. Đơn giản đến mức tối nay làm được.
Từ giờ, câu "tiền đi đâu" không còn là câu hỏi nữa. Nó là một con số nằm ở một trong bốn ô, và ai cũng chỉ tay vào được.
Tháng đầu tiên có thể ghi sót. Không sao. Tháng thứ hai sẽ đủ hơn. Điều quan trọng là lần đầu tiên trong nhiều năm, anh chị nhìn thấy đường đi của tiền thay vì đoán nó.