Chuyện thường gặp
Cuối tháng, tiền vào nhiều. Nhìn doanh thu thấy vui.
Trừ hết chi phí ra thì còn ít quá. Không hiểu tiền đi đâu.
Có bảng bán hàng cả năm nằm trong máy tính. Mở ra nhìn mấy nghìn dòng, không biết nhìn cái gì. Đóng lại.
Rồi cứ bán tiếp, và vẫn không biết mặt hàng nào đang nuôi mình, mặt hàng nào đang ăn của mình.
Thứ anh chị cần không phải phần mềm đắt tiền
Không cần phần mềm kế toán. Không cần thuê người phân tích.
Cần đúng ba thứ:
- Một bảng Google Sheet hoặc Excel ghi từng đơn hàng
- Trong đó có đủ giá bán và giá vốn của từng món
- Và một khối lệnh giao cho máy đọc hộ
Máy đọc số nhanh và không mệt. Cái nó không có là hiểu biết về nghề của anh chị — nên phần kết luận cuối cùng vẫn phải là anh chị.
Bước 1 — Sửa bảng cho đủ cột
Đây là bước quan trọng nhất. Bảng thiếu cột thì máy có giỏi mấy cũng chịu.
Bảng bán hàng tối thiểu phải có sáu cột:
Ngày | Tên hàng | Số lượng | Giá bán 1 cái | Giá vốn 1 cái | Kênh khách đến
Cột Giá vốn là cột hay thiếu nhất. Nhiều người chỉ ghi giá bán. Không có giá vốn thì không tính được lãi, chỉ tính được doanh thu — mà doanh thu cao vẫn lỗ như thường.
Giá vốn phải tính đủ: tiền nhập hàng, tiền vận chuyển về, tiền bao bì, tiền công nếu có gia công.
Cột Kênh khách đến ghi ngắn: Facebook · Google · khách quen giới thiệu · đi ngang qua. Cột này sau sẽ cho biết tiền quảng cáo đổ vào đâu là có ích.
Bước 2 — Bỏ thông tin khách ra khỏi bảng
⛔ Trước khi đưa bảng cho bất kỳ công cụ nào: xoá cột tên khách, số điện thoại, địa chỉ, ảnh.
Máy không cần mấy thứ đó để tính lãi lỗ. Mà thông tin cá nhân của khách thì không nên nạp lên công cụ ngoài.
Cách làm nhanh: chép bảng ra một bản mới, xoá các cột nhận dạng, chỉ đưa bản đã xoá.
Bước 3 — Giao cho máy đọc
📋 Câu lệnh — chép nguyên cả khối
Nghề của tôi là [ghi nghề]. Tôi bán ở [ghi nơi].
Đây là bảng bán hàng của tôi trong [ghi khoảng thời gian].
Các cột: Ngày, Tên hàng, Số lượng, Giá bán 1 cái, Giá vốn 1 cái, Kênh khách đến.
Giá vốn đã gồm tiền nhập, vận chuyển và bao bì.
VIỆC: đọc bảng và trả lời đúng 5 câu:
1. Tổng doanh thu, tổng giá vốn, tổng lãi gộp là bao nhiêu?
2. Xếp các mặt hàng theo LÃI GỘP từ cao xuống thấp. Ghi rõ mỗi mặt
hàng lãi bao nhiêu tiền và lãi bao nhiêu phần trăm trên giá bán.
3. Mặt hàng nào đang LỖ hoặc lãi dưới 10 phần trăm? Liệt kê riêng.
4. Mặt hàng nào bán nhiều nhưng lãi ít? Mặt hàng nào bán ít nhưng
lãi nhiều? Nêu tên cụ thể.
5. Kênh khách nào mang về nhiều lãi nhất, kênh nào ít nhất?
RA DẠNG: bảng, mỗi câu một bảng riêng. Số tiền ghi đầy đủ đơn vị đồng.
TRÁNH:
- Không thêm bất kỳ con số nào không có trong bảng của tôi
- Không đoán chi phí mặt bằng, lương, điện nước — tôi chưa đưa
- Không khuyên tôi bỏ mặt hàng nào, chỉ đưa số
- Chỗ nào dữ liệu thiếu hoặc mâu thuẫn thì nói rõ ra, đừng tự lấp
Đây là bảng của tôi:
[dán bảng vào đây, hoặc đính kèm file]
Bước 4 — Đọc kết quả bằng cái đầu của người trong nghề
Máy đưa số. Người quyết.
Ba chỗ máy hay nói sai vì không biết nghề:
- Mặt hàng lãi thấp chưa chắc đã bỏ. Có món bán gần như không lãi nhưng kéo khách vào tiệm rồi mua món khác. Chỉ anh chị biết món nào là món kéo khách.
- Mặt hàng lãi cao chưa chắc đẩy mạnh được. Có món lãi cao vì hiếm khi bán, mà bán nhiều thì hết hàng hoặc mất công.
- Kênh khách ít lãi chưa chắc bỏ. Kênh đó có thể là chỗ khách biết đến mình lần đầu, rồi lần hai mới mua kênh khác.
Số của máy là số. Kết luận là của anh chị.
Bước 5 — Tính thêm chi phí cố định
Lãi gộp chưa phải lãi thật. Còn mặt bằng, lương, điện nước, quảng cáo.
Đưa nốt cho máy:
📋 Câu lệnh — chép nguyên cả khối
Từ bảng lãi gộp phía trên, mỗi tháng tôi còn các chi phí cố định:
- Mặt bằng: [số tiền]
- Lương và công: [số tiền]
- Điện nước, mạng: [số tiền]
- Quảng cáo: [số tiền]
- Khác: [ghi rõ từng khoản]
Hãy tính:
1. Lãi thật mỗi tháng sau khi trừ hết
2. Mỗi tháng tôi phải bán bao nhiêu tiền hàng mới hoà vốn
3. Nếu bỏ các mặt hàng đang lỗ thì lãi thật thay đổi thế nào
Chỉ dùng số tôi đưa. Không đoán thêm khoản chi nào.
Con số ở câu 2 — mức hoà vốn — là con số đáng dán lên tường.
Ba chỗ hay làm sai
Bảng không có giá vốn. Đây là lỗi hay gặp nhất. Không có giá vốn thì mọi kết quả đều vô nghĩa. Thà ngồi hai tiếng điền giá vốn cho các mặt hàng chính còn hơn phân tích cả năm trên số sai.
Nạp cả tên và số điện thoại khách vào. Không cần thiết và không nên. Xoá trước khi đưa.
Tin thẳng con số máy đưa mà không kiểm. Chọn hai ba dòng bất kỳ, tự tính tay xem có khớp không. Khớp thì tin phần còn lại. Lệch thì bảng của anh chị có chỗ ghi sai — tìm ra rồi làm lại.
Sau bài này anh chị có gì
Bảng bán hàng → Máy đọc → Danh sách lãi/lỗ từng mặt hàng
(có giá vốn) (5 câu) + mức doanh thu hoà vốn
↓
Anh chị quyết bỏ gì, đẩy gì
Trước đây cuối tháng chỉ biết "tháng này được ít". Từ giờ biết chính xác mặt hàng nào đang ăn tiền của mình, và mỗi tháng phải bán bao nhiêu mới không lỗ.
Việc này làm một lần mỗi tháng, hết chừng hai mươi phút.